DeCA digital: qué necesita un documento de control de transporte
Digital no significa fotografiar el documento
Guardar una imagen en el móvil puede resultar cómodo, pero no convierte cualquier papel en un documento electrónico de control administrativo. La Resolución de 5 de junio de 2026 exige que el fichero se genere de forma nativa digital a partir de datos estructurados. Descarta expresamente los escaneos y las imágenes digitalizadas.
El DeCA digital debe prepararse dentro de un proceso: recoger los datos, generar el documento antes del inicio efectivo del servicio, almacenarlo y facilitar su consulta en carretera. Un diseño bonito del PDF no demuestra que toda esa secuencia esté resuelta.
Los tres elementos que conviene comprobar juntos
La resolución establece un PDF de tamaño no superior a 5 MB, con fechas y horas de creación y modificación como metadatos. El documento debe incluir un QR que contenga su dirección web única y específica. También puede facilitarse ese QR como fichero independiente.
La URL debe usar HTTPS con TLS 1.2 o superior y permitir la descarga directa del PDF. No vale enviarla a una página que pida credenciales ni a una pantalla con un botón que obligue al agente a realizar otra acción manual. Comprueba el resultado desde un dispositivo sin la sesión de tu oficina.
Las medidas de seguridad son necesarias, pero no pueden impedir el acceso en las condiciones exigidas. Una dirección que funciona para administración y falla para quien inspecciona no resuelve el objetivo del documento.
Antes de salir y durante el trayecto
La aplicación debe registrar la fecha y hora de creación del fichero y las modificaciones. Antes del inicio efectivo del servicio, el conductor debe recibir una copia electrónica o impresa con su QR. Llevar una copia impresa no elimina la necesidad del documento digital original.
Si cambian datos durante el servicio, la resolución contempla modificar el PDF conservando los datos anteriores e indicando el motivo, o generar uno nuevo y conservar el original para mantener la trazabilidad. Si hay un nuevo fichero, cambian URL y QR. En ambos casos hay que hacer llegar la versión correspondiente al conductor.
No se consideran válidas las anotaciones manuscritas como modificación del DeCA. Por eso el procedimiento de incidencias merece tanta atención como el de creación.
No confundas el acceso con la conservación
La resolución distingue varias obligaciones. La URL debe permitir la descarga durante el servicio y puede desactivarse transcurridos siete días naturales desde su finalización. Por otra parte, los sujetos indicados en la norma deben conservar los ficheros al menos un año. Cerrar un enlace público no significa que se pueda eliminar el documento.
Tampoco todos los transportes tienen el mismo encaje. La resolución se refiere a los documentos de control administrativo de los servicios afectados y explica las particularidades de los transportes interiores y el cabotaje. Los internacionales utilizan la documentación de los convenios aplicables. Confirma el ámbito de tu operación; no des por hecho que un único documento sustituye todo.
Qué llevar a una demostración de DeCA
- Un servicio habitual y sus datos obligatorios.
- Un supuesto de cambio de vehículo o de información del envío.
- Un móvil sin sesión de administración para probar la URL.
- La necesidad de archivo y consulta posterior de tu empresa.
En DeCA de Zarofy puedes revisar la propuesta y consultar el alcance de la implantación. Para organizar el trabajo diario, continúa con la lista de comprobaciones antes de salir.
Esta guía resume requisitos, no certifica tu operativa ni sustituye la revisión de la norma completa y el asesoramiento sectorial.
Fuentes y referencias
Fuentes consultadas el 19 de octubre de 2026. Contenido informativo: revisa la normativa vigente y consulta a tu asesoría antes de aplicarlo a un caso concreto.
Una guía práctica de Zarofy para ayudarte a preparar decisiones de gestión. Los ejemplos son ilustrativos y no describen testimonios ni resultados de clientes. Conoce Zarofy. Si detectas un dato que deba actualizarse, escribe a info@zarofy.com.